Из опыта РГАНТД по вопросам влияния использования на структуру НСА.

Г.А. Медведева. Конференция по вопросам совершенствования НСА (ВНИИДАД, март 2003 г.).

Использование архивных документов является одним из основных направлений деятельности РГАНТД. В своей работе по использованию документов, и в частности при исполнении тематических запросов и запросов социально-правового характера архив широко применяет автоматизированные технологии и автоматизированные системы.

РГАНТД хранит документы государственных и негосударственных научно-технических организаций, средств массовой информации, документы из личных архивов на различных носителях информации. Это документы как на бумажной основе по практически всем отраслям промышленности, включая оборонную и космическую отрасли (научно-исследовательская, конструкторская, проектная, технологическая, управленческая документация и документы по личному составу), а также аудиовизуальные документы всех видов: кинофотофоновидеодокументы. Широкий видовой и тематический состав документального массива РГАНТД накладывает свои особенности на структуру, поступающих в архив тематических запросов, и соответственно на использование автоматизированных поисковых средств при подготовке ответов на эти запросы.

РГАНТД в своей архивной практике применяет автоматизированные архивные технологии, в том числе при создании автоматизированного научно-справочного аппарата, с 1980 года.

На первом месте по частоте поступления и трудоемкости исполнения стоят социально-правовые запросы.

При исполнении социально-правовых запросов на первом этапе для определения названия фонда и выявления описей, в которых есть дела по личному составу, также используется АС "Архивный фонд". На втором этапе поиск запрашиваемых документов производится по БД, разработанной в РГАНТД специально для подготовки ответов на запросы социально-правового характера. Цель данной разработки - ускорить и упростить работу по подготовке ответов по этим запросам. В БД "Социальные запросы" введены следующие сведения: современное наименование организации и ее адрес; все переименования и даты существования со ссылкой на соответствующий юридический документ (приказ, постановление вышестоящей организации); номер фонда (с указанием места хранения - Москва, Самара, ведомственный архив организации); номер описи; номер дела (с указанием вида хранящейся документации - личные дела, лицевые счета карточки уволенных и т.д.). Поиск может осуществляться по любому заданному параметру.

Такой набор необходимых сведений, на наш взгляд, является оптимальным: расширять ввод информации до конкретного лица в РГАНТД признано нецелесообразным, так как эти запросы носят разовый характер.

В РГАНТД в общем объеме сложных тематических запросов преобладают запросы по таким информационно емким видам документов, как фоно-, фото, кинодокументы а также конструкторской и научной документации. Исполнение тематических запросов проводится с использованием автоматизированной системы НСА архива, которая включает в себя, как основное звено, АИПС на видовые (НТД, кино-,фото,фоно и т.д.) и тематические ("История освоения космоса", "История медицины", "Промышленность" и др.) комплексы документов.

В настоящее время суммарная база данных по документам РГАНТД составляет более 250 тыс. описаний документов, информационно-поисковый тезаурус содержит более 10 тыс. терминов. Фонды РГАНТД ежегодно пополняются - в среднем на 10 тыс. ед. хр., все изменения в составе архивных фондов последовательно отражаются в информационной базе системы НСА.

АИПС предоставляет информацию на уровне единицы хранения или ее части, а обобщенные сведения (на уровне описаний фонда и описи) предоставляет АС "Архивный фонд".

Пользователями АИПС являются как внешние потребители информации (организации, учреждения, частные лица), так и сотрудники архива - при подготовке экспозиций к выставкам, юбилейным датам; публикации документов; выявлении особо ценных документов и т.д.).

Надо сказать, что принципы, заложенные в архиве при разработке автоматизированного НСА, базирующие на основных принципах отечественного архивоведения: преемственности и совместимости с традиционными методами учета и описания архивных документов, не потеряли актуальности и по сей день.

Отличительной особенностью документального массива РГАНТД является наличие в лексике архивных документов большого количества имен собственных: фамилий; географических названий; названий организаций, технических объектов и изделий, и т.д. Это обстоятельство усложняет процесс исполнения тематических запросов и требует от архивистов ведения лексического контроля при описании документов. С целью более качественного описания документов, ввода в систему НСА достоверных, необходимых и достаточных информационных сведений, в РГАНТД разработаны: рубрикатор по тематике, отражающей специфику, хранящихся документов и словарь-тезаурус. Рубрикатор РГАНТД не является средством поиска: он служит для определения тематических границ АИПС и структуризации, подготавливаемых Системой архивных справочников.

Для осуществления тематического поиска по документам архива существует словарь-тезаурус, который создавался динамическим путем, одновременно с процессом описания документов. При описании документов выписывались термины для каждого смыслового аспекта (темы, объекта, части документа, сюжета и т.д.), отражающие его содержание. Таким образом, в архивную практику внедрялась методика использования нормированной лексики с целью исключения возможности неоднозначного толкования лексических единиц, которыми архивисты описывают одни и те же явления, понятия, объекты и т.д. Этот основной метод построения лингвистического обеспечения системы НСА РГАНТД продиктован прежде всего потребностями эффективного использования архивных документов с целью более качественного удовлетворения запросов потребителей.

Опыт РГАНТД показывает что, отсутствие словарного контроля при описании документов вызывает такие негативные проблемы, как использование различных терминов для выражения одного и того же понятия и как следствие - возникновение при поиске ложной координации понятий (информационный шум) или ненахождение нужной информации.

Создание системы НСА РГАНТД опирается также на принципы целесообразной избыточности информации, достоверности и однократного унифицированного описания, как основных условий ее надежного функционирования.

АИПС по тематическим и видовым комплексам документов занимает центральное место в системе НСА РГАНТД, полностью реализует функции архивных каталогов и указателей, является универсальным справочным средством, позволяет многократно, в различных аспектах, использовать однократно введенную информацию: осуществлять многоаспектный тематический поиск и создание описей, каталогов и других справочников. Неоднородность состава документов архивных фондов РГАНТД, требующих различного подхода к организации хранения и учета письменных (по архивным фондам) и аудиовизуальных (в порядке поступления) документов, и соответственно описания этих документов, выдвигает единые требования по унификации описания при вводе в автоматизированную систему НСА.

При описании применяется дифференцированный подход и различные методы описания в зависимости от целей использования, ценности, информационной емкости и вида документа. Так, за единицу описания НТД и управленческой документации принимается дело или группа дел; личных фондов - документ или группа документов; аудиовизуальных документов: единица учета (или ее часть) - для кино-, видео-документов и единица хранения - для фоно-, фотодокументов.

В описании различных видов документов присутствуют обязательные элементы. Их структура и набор закреплены в предмашинном формате - рабочем листе АИПС. Он содержит данные по идентификации единицы описания (архивный шифр - в межархивных системах или архивный номер - в АИПС РГАНТД); хронологические сведения (крайние даты документов в фонде, описи, единице хранения, дата создания документа); показатели объема (количество единиц хранения в фонде, дел в описи, листов в деле, единиц хранения в единице учета); данные о видах документов, входящих в единицу описания (НТД, управленческая документация, документы по личному составу, личного происхождения, аудиовизуальные); наименование фондообразователя; информационно-тематическую характеристику единицы описания (заголовок, аннотация, ключевые слова, рубрика по классификационной схеме архива).

Существуют и специфические для каждого вида документов элементы описания (цвет - для кинофотодокументов, формат и система записи - для видеофонограмм, номер дорожки - для фонодокументов и др.). В систему НСА вводятся данные служебного характера, например, указание на особую ценность документа, сведения об ограничении использования, о состоянии носителя и др.

Такое построение информационного и лингвистического обеспечения дает возможность проведения достаточно быстрого и точного поиска по самым сложным многоаспектным запросам. Кроме того, система не исключает возможность свободного поиска по тексту документа и практически по всем полям описания документа. Как правило, последовательность формирования запроса (стратегия поиска) в АИПС такова:

• изучение информационной потребности пользователя;
• формулирование запроса на естественном языке;
• создание поискового образа запроса с помощью словаря-тезауруса.

Система может учитывать необходимые ограничения при поиске: тематические, географические, хронологические, видовые и др. В архивной практике РГАНТД наиболее часто встречается видовое ограничение, т.е. потребителю требуются документы только одного вида, например кино или фото. В АИПС РГАНТД используется прямой и последовательный поиск. В результате прямого поиска выдается перечень номеров описаний документов, соответствующих запросу. В выданном системой перечне номеров документов в результате последовательного поиска отыскиваются описания, релевантные данному запросу. С целью улучшения результативности поиска может проводиться корректировка запроса (путем его расширения или конкретизации), эта процедура может повторяться неоднократно, пока не будет получен результат, удовлетворяющий пользователя.

С целю повышения качества информационного обслуживания потребителей архивной информации и одновременно с целью обеспечения сохранности аудиовизуальных документов РГАНТД целенаправленно ведет работу по созданию полнотекстовых баз данных на фото, фоно и кинодокументы. В связи с тем, что физическое состояние архивных аудиовизуальных документов в процессе хранения и особенно использования постоянно ухудшается, в РГАНТД уже давно решается вопрос о целесообразности преобразования документной информации методом оцифрования в другую форму, которая в большей мере удовлетворяла бы требованиям пользователей, интересующихся в первую очередь содержанием документов, и при этом архивисту не требовалось бы обращаться к оригиналу документа. Кроме того возможность многократной перезаписи оцифрованных аудиовизуальных документов со 100% сохранением качества звука и изображения, обеспечивает их практическую неограниченно длительную сохранность. В архиве функционируют автоматизированные архивные технологии, которые обеспечивают создание фонда рабочих и страховых копий на особо ценные фото и фонодокументы методом оцифрования и записи на оптический носитель. В экспериментальном порядке проходит апробацию технология по оцифрованию кинодокументов. Этому перспективному направлению своей деятельности архив уделяет большое внимание: электронные каталоги кино- и фотодокументов установлены на Сайте РГАНТД. Оптические диски с записями особо ценных фонограмм предоставлены для использования в Читальный зал РГАНТД.

Практика работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о том, что действующие в архиве основные подходы по вопросам взаимодействия и влияния задач использования на структуру НСА обеспечивают быстрое и эффективное обеспечение доступа пользователей к документной информации архива.

Основная задача развития системы НСА архива заключается в эффективном использовании и пополнении действующих автоматизированных систем и баз данных, планомерном переводе всех элементов системы учета и НСА с ручного на автоматизированный режим ведения, переходе на более современные программные и технические средства.