Автоматизированные информационные ресурсы Российского Государственного архива научно-технической документации. Проблемы доступа и развития.

Начальник отдела НСА, к.и.н. Медведева Г.А. Сообщение на НТС 21.06.2005.

Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) с филиалом в г. Самаре является крупнейшим в Российской Федерации центром хранения документов по истории отраслевой отечественной науки и техники. За 30 лет существования архив накопил большой интеллектуальный капитал. В фондах архива и филиала хранится более 2 млн. дел организаций и предприятий гражданских и оборонных отраслей экономики с конца XIX века до настоящего времени.

Самыми крупными фондообразователями архива являются такие предприятия, как РКК "Энергия" им. С.П. Королева, НПО им. С.А. Лавочкина, НПП "Звезда", ОАО "Гидропроект" им. С.Я. Жука, ЦКБ "Вымпел", ЦНИИ черной металлургии им. В.П. Бардина, НИФХИ им. Л.Я. Карпова, ЦАГИ им. проф. Н.Е. Жуковского и др. В фондах РГАНТД хранится документация по проектированию промышленных и гражданских сооружений: проекты Московского метрополитена, Волго-Донского судоходного канала, высотных зданий в Москве, Асуанской плотины и др.; конструкторская документация по гражданскому и военному авиастроению, автомобильному и железнодорожному транспорту. В Филиале хранится уникальная коллекция материалов на изобретения, которая содержит заявки ученых с мировым именем – К.Э. Циолковского, И.В. Курчатова, М.К. Тихонравова, П.Л. Капицы, Ж.И. Алферова, А.Н. Туполева, П.А. Флоренского и др.

Поливидовым по составу документов (научно-техническая и управленческая документация, аудиовизуальные документы, телеметрия) и самым полным по тематическому охвату является комплекс по истории отечественной космонавтики. Архивные документы (более 220 тыс. ед. хр.) отражают историю становления и развития отечественной ракетно-космической техники, основные направления космической программы и этапы практического освоения космоса, начиная с 30-х годов XX века. В архиве хранятся конструкторские документы на разработку первых баллистических ракет, космического корабля "Восток", первых разработок для полетов на Луну, Марс и Венеру. Сохранена для истории уникальная коллекция фонозаписей по сеансам связи ЦУПа с экипажами, находящимися на орбите, а также тематический комплекс фотодокументов (более 100 тыс. ед. хр.). РГАНТД комплектуется личными фондами известных ученых, руководителей и специалистов; на государственное хранение в архив поступили документы соратника С.П. Королева академика Б.Е. Чертока, ученых и конструкторов авиационной и космической техники В.Н. Бугайского, Л.С. Душкина, А.М. Карагодина; научного обозревателя и писателя Я.К. Голованова; летчиков-космонавтов – А.И. Лавейкина, А.А. Леонова, А.В. Филипченко, П.Р. Поповича и др.

Документы архива широко используются для решения научных, производственных и социально-правовых вопросов, а также в культурно-просветительских целях.

Политематический и поливидовой состав архивных фондов ставит перед РГАНТД сложную и многоаспектную задачу организации доступа пользователей всех уровней (исследователей и сотрудников подразделений архива), как к информации, заключенной в документах, так и к самим документам (оригиналам или полнотекстовым электронным копиям). Эта задача решается с помощью автоматизированных систем и технологий по следующим основным направлениям:

• осуществление тематического поиска документной информации по всем видам принимаемых на хранение документов (См. по Схеме Блок № 1 - информация открытого доступа);
• осуществление поиска по учетным и справочным данным на уровне фондов и описей архива (См. по схеме Блок № 2. Информация ограниченного доступа)
• осуществление физико-химического контроля за состоянием носителя документов; (См. по схеме Блок № 4. Информация ограниченного доступа)
• обеспечение сохранности документов и информации, заключенной в них. Эта проблема решается в архиве двумя путями: 1. переводом документов на новый носитель - методом оцифрования; 2. осуществлением реставрации носителя (бумага, фоно, фото), как в аналоговой так и в цифровой форме. (См. по схеме Блок № 3. Информация свободного доступа)
• создание и функционирование архивных справочников в электронном виде (См. по схеме Блок № 5. Информация частично ограниченного доступа).

Все документы, находящиеся на хранении в РГАНТД описаны в описях, каталогах, учетных документах, сведения о них введены в архивные БД, справочники. Сейчас РГАНТД решает задачу оптимизации централизованного доступа пользователей через локальную сеть архива к автоматизированным информационным ресурсам (АИР), т.е. к поисковым системам и базам данных (БД), учетным БД и архивным справочникам (путеводители, обзоры, списки источников комплектования и др.), существующим в архиве в электронной форме. Эта задача реализуется с помощью ППП "Clarion" путем интеграции в едином "окне" доступа, условно разбитым на пять основных блоков, независимо от места физического расположения АС и БД и программного обеспечения, на котором они созданы. Специфика хранимой научно-технической документации накладывает определенные ограничения на возможность открытого доступа ко всем блокам АИР. БД и АИС, содержащие служебную информацию, имеют ограничения на использование, и к ним осуществляется доступ только по определенному паролю и с разрешения руководства архива.

Для удобства пользования АИР РГАНТД представлены на пилотном экране Схемы основными блоками в соответствии с решаемыми задачами:

Блок № 1 - Информационно-поисковые документальные тематические и видовые базы данных на архивные документы (открытый доступ)

1.1. АИПС по документам РГАНТД является универсальным справочным средством: позволяет осуществлять многоаспектный тематический поиск подготовку справочных средств. Для удобства ввода информации (учет прохождения документов, регистрация и т.д.) и пользования АИПС структурирована по видовым БД:

• БД на научно-технические и управленческие документы
• БД на фотодокументы
• БД на кинодокументы
• БД на фонодокументы
• БД на видеодокументы
• БД на машиночитаемые и фототелеметрические документы
• БД на документы личных фондов

1.2. Межархивные БД:

• БД по фотодокументам "Фотохроники ТАСС"
• БД "Архитектура и градостроительство Москвы и С.-Петербурга"
• БД "Документы Октябрьской революции 1917 г."

Базы данных этого блока реализуют тематический многоаспектный поиск информации, представленной на уровне дела (ед. хр.), документа или группы документов; сортировку по любому реквизиту описания и выводу на печать в виде справочника или тематической подборки документов.

Неоднородность состава документов архивных фондов РГАНТД, требующих различного подхода к организации хранения и учета письменных (по архивным фондам) и аудиовизуальных (в порядке поступления) документов, и соответственно описания этих документов, выдвигает единые требования по унификации описания при вводе в АИПС.

При описании применяется дифференцированный подход и различные методы описания (в зависимости от целей использования важности и вида документа и др. причин). Например, при описании НТД и УД - за единицу описания принимается дело или группа дел; при описании личных архивов - документ или группа документов; при описании АУД - единицей описания является единица учета (кино-видео) или ее часть; для фоно- и фотодокументов - единица хранения или ее часть.

Основные принципы описания, применяемые в архиве:

• унификация (описание производится на входном формате утвержденной формы (РЛ) на основе инструктивно-методических документов; применяется как "бумажная" ввод в ПЭВМ с РЛ, так и "безбумажная" технология ввода);
• достаточная и необходимая избыточность информации на входном формате АИПС (использование дополнительных сведений служебного и технического характера, расширяющих информацию о документе и его носителе, например, см. поле 44 РЛ АИПС);
• обязательное применение контролируемой лексики с использованием динамически пополняемого тезауруса и ведением списка новых дескрипторов, появляющихся при описании вновь поступивших документов.

Развитие АИПС.

В 2005-2006 гг. планируется экспериментальный перевод программного обеспечения с ППП ISIS на более современный пакет, SQL-сервер при условии сохранения всех функциональных возможностей поиска и подготовки справочников ППП ISIS.

Блок № 2 - Учетно-поисковые БД по документам РГАНТД и Филиала (частично ограниченный доступ)
2.1. БД "Архивный фонд" РГАНТД (огр.)
2.2. БД "Архивный фонд" Филиала РГАНТД (огр.)
2.3. БД "Подготовка описей" (откр.)
2.4. БД по учету организаций, фондов и описей, содержащих документы по личному составу в РГАНТД и Филиале (откр.)
2.5. БД по учетным реквизитам аудиовизуальных документов (огр.)

Базы данных этого блока решают задачи и реализуют функции, в основном, учетного характера.

(2.1., 2.2.) Например, Базы данных "Архивный фонд" решают задачу учета фондов, описей, единиц учета и единиц хранения как по РГАНТД, так и Филиала. Поскольку в БД "АФ" РГАНТД (Москва) введены данные о состоянии НСА к описям и документам фонда, то становится возможным, автоматизированным способом выполнить задачу по учету и анализу состояния НСА к документам архива, подготовке паспорта архива, подготовке перечней описей документов по категориям и ряд др.

(2.3.) БД "Подготовка описей", готовит описи на документы личных архивов, на документы инициативного документирования, описи особо ценных и уникальных документов. Технология подготовки описей содержит следующие циклы обработки информации - подготовка информации на рабочих листах (РЛ), входной контроль отдела НСА, ввод информации в ПЭВМ, выходной контроль и корректура, формирование описи в ПЭВМ и вывод на печать, автоматизированная подготовка указателей к описи, автоматизированное формирование списка сокращений и оформление описи; подготовка титульных листов, предисловий и заверительных подписей, выходной контроль, учет и передача для утверждения на ЭПК. Помимо "выходной продукции" - собственно описей, формируется и ведется БД, где сохраняются все реквизиты поединичного и подокументного описания, применяемого при составлении архивных описей.

БД по подготовке описей позволяет формировать и редактировать описи по видам введенных документов, и реализовывать функции описи, как учетного, так и поискового архивного справочника автоматизированным способом. БД осуществляет поисковые функции, заложенные в ППП "Access 2000" по следующим реквизитам: фонд, опись, персоналия (автор документа, участник событий и др.), объект, дата события и др.,

(2.4.) БД по учету организаций, фондов и описей, содержащих документы по личному составу предназначена для быстрого поиска документов по личному составу, хранящихся в РГАНТД и Филиале. РГАНТД принимает на государственное хранение документы по личному составу от обанкротившихся и ликвидированных организаций-источников комплектования. Основными видами принимаемых документов являются: приказы по личному составу, расчетно-платежные ведомости, личные дела и карточки уволенных, личные дела сотрудников, списки трудовых книжек и др.

В БД введены сведения, о месте хранения документов по личному составу (Москва, Самара); поисковые данные документов (номер фонда, номер описи, количество дел по описи и крайние даты и виды документов); полное и краткое название фонда и все его переименования. Система идентифицирует современное и все предыдущие названия организаций-источников комплектования. В БД введены также следующие реквизиты, необходимые для ответов на запросы социально-правого характера: современный или последний почтовый адрес организации, контактные телефоны.

В развитие БД в 2005-2006 гг. планируется ввести сведения о наличии документов по личному составу в ведомственных архивах, архивах Министерств и ведомств, других государственных архивах по всем организациям-источникам комплектования РГАНТД.

(2.5.) БД по учетным реквизитам аудиовизуальных документов выполняет функции "переводной таблицы" (таблицы связи) результатов фондирования и традиционного валового учета АУД. Фондирование АУД проводилось архивом при вводе сведений о документах в БД "Архивный фонд" и при описании АУД для Путеводителей. В этой БД "связаны" между собой следующие реквизиты: номер фонда, номер описи в фонде; номер поступления по книге поступлений архива для каждого из видов АУД; номер описи по реестру описей, т.е. в валовом порядке для данного вида документов; номер единицы учета и количество единиц хранения в единице учета. В связи с производственной необходимостью в архиве первоочередной ввод в эту БД осуществляется для фонодокументов. В дальнейшем планируется ввод сведений и по другим видам АУД, прежде всего по кинодокументам и фотодокументам.

Архив ведет большую работу по сохранности информации, заключенной в фонофотовидеодокументах и документах на бумажных носителях, применяя метод оцифрования этих документов. Например, проблему сохранности фото и фонодокументов РГАНТД решает путем перезаписи информации с магнитных лент на CD-диски, которые не требуют специальных условий хранения, занимают в сотни раз меньшую площадь (на один CD-диск можно записать до 30 магнитных лент, а его физический объем на порядок меньше, чем у ленты). Кроме того возможность многократной перезаписи оцифрованных фото- и фонодокументов на те же или иные носители со 100%-ым сохранением качества звука и изображения, обеспечивает их практически неограниченно длительную сохранность. Учет электронных копий документов и CD-дисков проводится с использованием разработанных БД.

Блок № 3 - Учетно-поисковые БД электронных копий аудиовизуальных документов РГАНТД (открытый доступ)
3.1. БД по фотодокументам
3.2. БД по фонодокументам
3.3. БД по фототелеметрическим документам
3.4. БД по видеодокументам

Базы данных этого Блока реализуют учетные функции:

• в части учета электронных носителей информации (CD-дисков) в валовом порядке раздельно по каждому виду АУД;
• архивных (учетных) номеров раздельно по каждому виду АУД.

Поисковые функции документной информации, записанной на электронные носители осуществляются по следующим реквизитам: архивный номер документа, состоящий из номера единицы учета и номера единицы хранения; порядковый номер диска (электронного носителя), на котором записан документ; дата записи; дата события; ФИО персоналии; объект; содержание документа.

РГАНТД в плановом порядке проводит оцифрование и готовит фонд копий фонозаписей на CD; отработана технология отбора и цифровой обработки документов; разработана система учета и доступа к информации, записанной на CD. Сейчас в архиве переведены на CD носители все особо ценные фонодокументы и идет плановый перевод на CD остальных документов.

Фонд оцифрованных копий фотодокументов на CD содержит более 7 тыс. ед. хр. Заголовком каждого файла на диске является его архивный номер, при необходимости получить описание фотографии необходимо обратиться к БД по фотодокументам. К фонду также разработана БД по учету и описанию информации на CD.

Научно-исследовательская разработка архива по принципиальной возможности оцифрования видеодокументов завершена в 2004 г. Разработана технология перевода на цифровой носитель видеодокументов, создана экспериментальная БД оцифрованных видеодокументов. Ввиду больших материальных затрат дальнейшее развитие работ по этому направлению на ближайшую перспективу архивом не планируется.

В настоящее время в перспективных планах развития работ по обеспечению сохранности документной информации и носителей информации перед архивом стоит задача осуществить перевод на цифровые носители комплекс уникальных и особо ценных научно-технических документов. Архив начал работу по созданию фонда копий на особо ценные и уникальные конструкторские документы. В первую очередь созданы аналоговые и цифровые копии уникальных конструкторских документов (это широкоформатные кальки) по отечественным приоритетным разработкам 1957-1966 г. (первые баллистические ракеты, первый пилотируемый КК, первые лунные АМС, первые АМС к Венере и Марсу) и особо ценных документов из личного фонда русского инженера-изобретателя В.Г. Шухова - это широкоформатные кальки на тряпичной основе производства конца 19 века.

Блок № 4 - Учетно-поисковые БД контроля физико-химического состояния носителей информации документов РГАНТД (ограниченный доступ)
4.1. БД по документам на бумажных носителях
4.2. БД по кинодокументам
4.3. БД по видеодокументам
4.4. БД по фонодокументам
4.5. БД по фотодокументам

БД контроля физико-химического состояния документов предназначены для эффективного анализа сохранности аудиовизуальных документов и документов на бумажной основе, хранящихся в архиве, и быстрого поиска информации о физико-химическом состоянии этих документов.

БД по контролю за сохранностью документов и их носителей позволяют получать различные и всесторонние данные о физико-химическом состоянии документов архива, как по конкретным мероприятиям (проведение реставрационно-профилактической обработки и др.) так и в целом по сохранности документального массива (годность к копированию, оценка физического состояния и т.д.); аналитические и статистические данные по видам дефектов для различных типов документов (документы на бумажной основе, кино-, фото-, фоно-, видеодокументы).

Разработка этих БД является итогом научной и экспериментальной работы группы специалистов архива: специалистов по физико-химической сохранности документов, как на бумажных, так и на пленочных носителях программистов, архивистов, хранителей фондов. Эта работа имеет большое практическое значение для совершенствования работы архива по обеспечению сохранности документов: были выявлены и сформулированы наиболее характерные дефекты носителей документной информации, присущие каждому виду документов, находящихся на государственном хранении.

Особенностью описания документов в БД этого блока является то, что все группы сведений о документе его носителе, в формализованном виде вынесены на рабочий лист и архивисту необходимо лишь выделить реквизиты, соответствующие каждому конкретному документу. Этот метод позволяет в несколько раз сократить трудозатраты при вводе сведений в систему и осуществлять автоматизированный контроль за достоверностью вводимой информации.

В плане совершенствования этих разработок архив планирует более активно и целенаправленно выявлять документы, носители, которых нуждаются в реставрации и замене (перезаписи на цифровой носитель). Сведения по этим комплексам документов будут введены в БД и на основании проведенных выборок и анализа дефектов носителей архив осуществляет планирование работ, как на предстоящий год, так и долгосрочное (до 2010 г.) планирование работ по реставрации и оцифрованию документов.

Блок № 5 - Архивные справочники по документам РГАНТД, существующие в электронном виде (частично ограниченный доступ)
5.1. Путеводитель по фондам Филиала РГАНТД, 2000 г. (См. на сайте Филиала РГАНТД в Интернете)
5.2. Путеводитель по личным фондам РГАНТД, 2003 г. (откр.)
5.3. Путеводитель по фондам РГАНТД, 2005 г. (огр.)
5.4. Обзор фотодокументов "Космодром Байконур", 1999 г. (откр.)
5.5. Списки организаций-источников комплектования РГАНТД, 2005 г.; (огр.)
5.6. Перечни номеров особо ценных фото и фонодокументов. (огр.)

Архивные справочники, функционирующие в РГАНТД в электронном виде широко используются сотрудниками архива в своей непосредственной производственной работе и могут быть предоставлены исследователям в Читальном зале, если не имеют ограничения на доступ.

В системе предусмотрена возможность пополнения этого блока новыми архивными справочниками, которые будут подготовлены в архиве.