Регламентация процесса хранения документов на магнитной ленте и грампластинках.

В.А. Устинов

Обеспечение физико-химической сохранности фоно- и видеофонограмм на магнитной ленте, является, по-видимому, основой сохранения огромного фонда оригиналов документов, созданных на телецентрах и в радиостудиях нашей страны в последние десятилетия. В последующем, когда подлинные документальные (часто представляющие большую историческую и художественную ценность) материалы будут переведены на новые носители, проблема сохранения первичных материалов будет важна для исследователей, обращающихся к первоисточникам, которых интересует не только сам документ, сколько процесс его создания.

Кроме этого, в ряде организаций архивного профиля на государственном хранении находится значительное количество грампластинок и металлических граморигиналов, которые также следует хранить в наиболее подходящих для них условиях. В связи с этим разработка нормативных документов, регламентирующих оптимальные условия обеспечения сохранности аудиовизуальных документов на различных видах носителей, в настоящее время продолжает оставаться актуальной и очень важной.

В соответствии с технической программой Технического комитета 191 Госстандарта России по стандартизации "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело" на 1991-95 гг в соответствии с техническим заданием, утвержденным Роскомархивом, Российским научно-исследовательским центром космической документации разработан и в 1995 г. утвержден Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.68-95 "СИБИД. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению". Разработанный стандарт регламентирует оптимальный режим хранения и комплекс реставрационных и консервационно-профилактических работ, обеспечивающих длительную сохранность аудиовизуальных документов на магнитной ленте, грампластинках и металлических граморигиналах.

При разработке стандарта были использованы основные положения отраслевых стандартов и других нормативно-технических документов, действующих в архивной отрасли, в частности, стандарта ОСТ 55.3-84 "Фонодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования". За время, прошедшее со времени внедрения сотен практический опыт госархивов, хранящих фоно- и видеодокументы. Стандарт увязан с государственными и отраслевыми стандартами групп У93, Э40, Э45 и Э46, стандартами Международной организации по стандартизации ИСО; учтены данные обследования архивов и результаты НИР и ОКР, проведенных в научно-исследовательских учреждениях Государственной архивной службы России, Гостелерадио, Госкино и др. организациях. Ряд норм и параметров, регламентирующих условия государственного хранения, разработан на основании экспериментальных работ, проведенных разработчиком стандарта, в результате которых уточнены термогигрометрические условия хранения, установлена необходимость проведения периодических профилактических и реставрационно-консервационных работ с документами на магнитной ленте в процессе архивного хранения (1-3).

Государственный стандарт распространяется на оригиналы и страховые копии фоно- и видеодокументов и устанавливает правила государственного хранения:

• оригиналов-фонодокументов на магнитной ленте шириной 6,25 мм;
• оригиналов-видеодокументов на магнитной ленте шириной 8; 12,7; 19,05; 25,4 и 50,8 мм;
• оригиналов магнитной перезаписи звуковой информации (на 35 и 16 мм лентах) к кинофильмам;
• фонодокументов на грампластинках;
• страховых копий на магнитной ленте и металлических грамморигиналах.

Стандарт не распространяется на фонодокументы, изготовленные методом фотографической записи, с помощью механической записи на полом восковом цилиндре, а также на копии фонда пользования. Правила государственного хранения фонодокументов, изготовленных методом фотографической записи, должны соответствовать требованиям ГОСТ 7.65-92 "СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Основные требования к архивному хранению".

Структура ГОСТа обусловлена необходимостью соблюдать строгую последовательность технических операций приема, подготовки к хранению и хранения документов. В целях обеспечения сохранности фоно- и видеодокументов, подлежащих государственному хранению, следует проводить оценку технического состояния документов, их реставрацию и консервацию, упаковывание, поддержание нормативного режима хранения, контроль технического состояния документов, подготовку документов к использованию (4). При приеме и подготовке документов к хранению должна осуществляться проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой сопроводительной документации, которая включает технические паспорта, заключение ОТК, акты технического состояния. В процессе хранения должен проводиться периодический контроль качества документов.

При подготовке к хранению фоно- и видеодокументы следует подвергать реставрации и консервации:

• очистке от пыли и перемотке - фоно- и видеодокументы на магнитной ленте;
• очистке от загрязнений
• фонодокументы на грампластинках и металлических граморигиналах;
• акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;
• упаковыванию.

Перед размещением в хранилище документы должны быть подвергнуты оценке технического состояния. Оригиналы документов и страховые копии должны проходить оценку технического состояния в срок не позднее,чем через 3 месяца с момента приема документов на хранение. При оценке технического состояния устанавливается соответствие технических характеристик документов сведениям, содержащимся в актах технического состояния, сопровождающих документы. В отдельных случаях акт технического состояния может быть составлен в процессе проведения оценки при приеме документов на хранение.

По результатам оценки соответствующие данные вносят в акт технического состояния и определяют комплекс работ по реставрации документа. Реставрационная и консервационно-профилактическая обработка для документов на магнитной ленте включает следующие виды работ:

• очистку поверхности от пыли и частиц грязи вручную или на специальном очистительном оборудовании;
• замену пересохших и коробленных склеек;
• перемотку;
• оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м.

Для фонодокументов на грампластинках и граморигиналах проводят очистку от пыли, протирку антистатиком; для граморигиналов - электрохимическую очистку; для видеодокументов - очистку поверхности от пыли и грязи, перемотку.

Перемотку осуществляют с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности воздуха при хранении и транспортировании документов.

Очистку поверхности документов от загрязнений проводят с целью увеличения срока хранения и предупреждения появления повреждений поверхности при хранении и воспроизведении документа.

Перемотку фоно- и видеодокументов на магнитной ленте осуществляют на специальных устройствах с заданным законом натяжения и с приспособлениями для механической очистки поверхности ленты. Перемотку можно также проводить на отрегулированном магнитофоне, без рывков, с равномерной плотностью намотки. Намотка фоно- и видеодокументов должна быть ровной, плотной, без выступающих витков и ступеней (5, 6).

Периодичность перемотки и очистки документов на магнитной ленте в профилактических целях - один раз в 2-4 года, в зависимости от интенсивности использования документов и условий их хранения.

Грампластинки и граморигиналы перед каждым очередным воспроизведением следует протирать безворсовой тканью, припитанной специальным составом, например, 2%-ным водным раствором вспомогательного вещества ОП-10. Перед протиркой ткань следует хорошо отжать.

Упаковка фоно- и видеодокументов должна исключать возможность проникания влаги, пыли, попадания на документы световых лучей, защищать от механических повреждений, препятствовать свободному перемещению документов внутри упаковки. Фонограммы на магнитной ленте шириной 6,25 мм наматываются на металлические или пластмассовые сердечники, не имеющие боковых щек.

Фоно- и видеодокументы на магнитной ленте, принимаемые на хранение, должны быть упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток. Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам упаковываются в пакеты из полиэтиленовой пленки и круглые металлические коробки. Фонодокументы на грампластинках должны быть упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки, а затем - в бумажный конверт. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами помещается в картонные или фанерные коробки. Металлические граморигиналы обертываются в конденсаторную бумагу, укладываются в конверт из картона, а затем в коробку из плотного картона. Для предотвращения механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала (фланель, байка и т.п.).

Катушки и кассеты для намотки документов на магнитной ленте не должны иметь видимых дефектов (задиров металла, вмятин, деформаций, следов коррозии и др.). При обнаружении дефектов на упаковке, катушках, кассетах и фоновидеодокументах составляется акт наличия дефектов. Каждая коробка (или конверт) с документом снабжается этикеткой, составленной согласно действующим правилам описания аудиовизуальных документов и материалов с элементами описания произведений печати. Маркировку осуществляют нанесением на упаковку краской отличительного цвета необходимых идентификационных данных документа.

Требования к помещениям и размещению документов включают следующее. Для обеспечения долговременной сохранности фоно- и видеодокументы должны размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения этих документов зданиях с регулируемыми температурно-влажностными условиями, световым и санитарно-гигиеническим режимом. Проектирование, строительство и реконструкция зданий архивов следует проводить в соответствии с действующими строительными нормами и правилами, а также учитывая требования ГОСТ 7.68-95. Район расположения зданий архивов должен быть удален от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении. Пригодность района для расположения архивов определяют в соответствии с заключением санэпидемстанции. Помещения для хранения документов должны представлять собой комплекс рабочих помещений, предназначенных для хранения, всех видов обработки и использования документов.

Различные виды документов (фонодокументы на магнитной ленте, фонодокументы на грампластинках и граморигиналах, видеодокументы на магнитной ленте) рекомендуется хранить в обособленных помещениях. Во всех помещениях необходимо предусмотреть приточно-вытяжную вентиляцию, а в хранилищах и в комнатах с длительным пребыванием документов (не менее нескольких часов) - кондиционирование воздуха.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или быть ее источником. Оригиналы и страховые копии документов следует хранить раздельно, в специально оборудованных помещениях.

Хранилища должны быть оборудованы техническими средствами, предотвращающими поступление в помещение пыли, аммиака, сероводорода, оксидов азота и серы, сернистого газа, паров ртути. Не допускается хранение фоно- и видеодокументов на магнитной ленте в переменных и постоянных магнитных полях напряженностью более 400 А /м, так как поля большей напряженности могут привести к частичной или полной утрате записи. Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность вертикального размещения фоно- и видеодокументов в коробочной упаковке.

Хранилища должны быть оборудованы одно- и двухсторонними стеллажами, изготовленными из негорючего, коррозионностойкого и неферромагнитного материала. Допускается применять стеллажи со стальными каркасами при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).

Стеллажи следует располагать от наружных стен здания - не менее 0,7 м; от нагревательных приборов - не менее 1 м; между рядами стеллажей - не менее 1 м; между стеной и торцом стеллажа - не менее 0,45 м. При наличии окон в хранилище стеллажи располагаются перпендикулярно к стене, имеющей оконные проемы. В целях обеспечения циркуляции воздуха высота стеллажей не должна превышать 2,2 м; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа не должно быть менее 0,3 м; расстояние между полками должно быть на 0,05 м больше высоты коробок с документами; расстояние между параллельными рядами коробок (при двухрядном хранении документов) не должно быть менее 0,05 м. В целях адаптации документов к температурно-влажностному режиму хранения документы, перед размещением их в хранилище, необходимо подвергнуть акклиматизации в открытой упаковке при температуре (18+2)о С и относительной влажности воздуха (55+10)%. Продолжительность акклиматизации зависит от начального состояния документов и составляет не менее 3 сут.

Фоно- и видеодокументы рекомендуется хранить при температуре от 8 до 180 С и относительной влажности воздуха от 45 до 65%.

При хранении документов не допускаются резкие колебания температуры (более 5оС) и относительной влажности воздуха (более 10%) в течение одних суток. При нарушении температурно-влажностного режима при транспортировании и обработке документы перед закладкой на хранение необходимо подвергнуть акклиматизации. Контроль и регистрацию температурно-влажностного режима хранения следует осуществлять не реже одного раза в сутки с помощью измерительных приборов, обеспечивающих точность измерения температуры 0,5о С и относительной влажности воздуха 2%.

В хранилище площадью 25 кв.м должно быть не менее одного комплекта измерительных приборов. Освещенность помещений хранилищ может быть естественной и искусственной. Освещение помещений хранилищ осуществляют источниками искусственного света, закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью. Не допускается проникание в хранилище, читальные залы и другие помещения архива прямых солнечных лучей. Естественное освещение помещений солнечным светом допускается при условии применения на окнах светорассеивателей. Освещенность шкафов, стеллажей должна быть не менее 20 лк, проходов - 50 лк, рабочих мест - 100 лк.

В помещениях хранилищ необходимо не реже одного раза в неделю проводить сухую уборку стеллажного оборудования и упаковок с документами (пылесосом), не реже одного раза в месяц - влажную уборку полов помещений хранилищ. При входе в хранилище и другие рабочие помещения рекомендуется переодеваться в специальную одежду и обувь. При хранении документов необходимо регулярно следить за состоянием их упаковки. При обнаружении на упаковке повреждений, коррозии, деформаций она подлежит немедленной замене.

В целях обеспечения сохранности фоно- и видеодокументов и своевременного выявления возникающих на них дефектов документы следует подвергать периодическому контролю в процессе хранения. Периодичность контроля технического состояния всех типов документов в процессе хранения устанавлена:

• для фонодокументов на грампластинках и металлических граморигиналах - один раз в 7 лет;
• для фонодокументов и видеодокументов на магнитной ленте - один раз в 5 лет.

При осуществлении контроля технического состояния необходимо проверять:

• состояние упаковки документов;
• наличие стандартных ракордов;
• техническое состояние поверхности документов (наличие загрязнений и механических повреждений);
• техническое состояние склеек на магнитных лентах;
• шаг перфорации магнитных лент шириной 35 и 16 мм;
• физико-механические характеристики (коробление, осыпание рабочего слоя и др.);
• наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами);
• электроакустические характеристики фоно- и видеодокументов;
• параметры видеодокументов в видеоканале;
• качество изображения видеодокументов;
• наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов.

Дефекты фоно- и видеодокументов на магнитной ленте делятся по причинам возникновения на три основные группы:

• ухудшение физико-механических характеристик (снижение механической прочности, осыпание магнитного слоя, увеличение коробления и сабельности) от естественного старения компонентов, входящих в состав носителя;
• ухудшения электроакустических (рабочих) характеристик и параметров в видеоканале из-за неправильного обращения с документами при работе - как следствие вытягивания края, появления искривленности от высыхания, неравномерной релаксации напряжений в витках из-за отсутствия периодической перемотки и др.;
• появление загрязнений на поверхности документов от износа упаковки, от продуктов старения носителя и от запыленности помещений, где фонодокументы хранятся и обрабатываются.

Дефекты грампластинок проявляются в виде искажений звука, коробления и механических повреждений - царапин, выемок, сколов; металлических граморигиналов - в виде очагов коррозии, потускнения и механических поверхностных повреждений - выемок, искривления канавок и др. (7). Контроль технического состояния документов на грампластинках и граморигиналах следует осуществлять при внешнем осмотре в отраженном свете. В необходимых случаях нужно пользоваться линейкой, лупой со шкалой, микроскопом. Контроль электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на профессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием.

Контроль технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры: видеомагнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи; генератора испытательных сигналов; измерителя сигналов испытательных строк; осциллографа; мониторов; преобразователя стандартов и систем видеозаписи; видеозвукового коммутатора; стойки для синхронизации; генератора АВК. Видеодокументы, подлежащие техническому контролю, выдерживаются не менее одних суток до его проведения при температуре (18-22)о С и относительной влажности (55-65)%.

Для оценки качества видеофонограмм на магнитной ленте шириной 50,8 мм используют видеомагнитофон типа "Кадр-3ПМ" или другой, не уступающий ему в техническом отношении.

Для оценки качества видеодокумента на магнитной ленте шириной 25,4 мм используют видеомагнитофон типа "Кадр-103СЦ" или другой, аналогичный по техническим параметрам. Настройку видеомагнитофона проводят оперативными регулировками с помощью измерительных магнитных лент (ЛИМ) согласно требованиям технического паспорта (инструкции по эксплуатации) видеомагнитофона. Видеодокументы на магнитной ленте шириной 50,8 мм должны обеспечивать воспроизведение сигналов на техническом ракорде с параметрами по ТУ 84-882. Тракт воспроизведения при этом должен быть настроен в соответствии с требованиями 1.7 названных ТУ. Для получения объективных характеристик проводят измерение параметров испытательных строк по ТУ 84-882, а также определяют отношение сигнала яркости к флуктуационной помехе.

Видеодокументы на магнитной ленте шириной 25,4 мм должны обеспечивать воспроизведение сигналов на техническом ракорде с параметрами, соответствующими нормам ТУ на видеомагнитофоне "Kадр-103СЦ". Контроль качества видеодокументов, выполненных в формате "U-matic-H" без записи сигналов испытательных строк, проводят на экране монитора. Измерение сигнала яркости, синхросигнала, амплитуды немодулированных поднесущих цветности на черном, дифференциального усиления (по отношению к размаху немодулированной поднесущей на черном) при отсутствии технического ракорда, аналогичного форматам "Q" и "С", проводят на ракорде, выполненном в виде генератора цветных полос. Сигнал звуковой программы при проверке видеодокумента оценивают по уровню (на индикаторах видеомагнитофона), отсутствию заметных на слух искажений, фона, шума, тресков, щелчков. Номинальный уровень звукового сигнала измеряют по техническому ракорду, его соответствию уровням ЛИМ. Запись изображения видеодокумента при воспроизведении должна обеспечивать хорошее восприятие информации. При просмотре на видеомагнитофоне не должно быть заметных помех (горизонтальных штрихов, мерцаний, хаотических нарушений яркости и т.д.), снижающих резкость, контрастность и качество цветопередачи. Количество выпадений на видеомагнитофоне формата "Q", не должно превышать 100 за 1 мин (при максимальном количестве 170), на видеодокументе форматов "С" и "U-matic-H" - 20 за 1 мин. При этом учитывают выпадения, имеющие длительность более 10 мкс. При наличии выпадений, количество и длительность которых превышает указанный уровень, видеодокумент должен быть подвергнут обработке с использованием компенсатора выпадений.

По результатам контроля делают заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от технического состояния документа, устанавливают сроки проведения следующего технического контроля. Данные фиксируют в актах технического состояния. Фоно- и видеодокументы подлежат учету, контролю технического состояния, а также копированию. Использование страховых копий документов допускается лишь при утрате или повреждении оригиналов. Использование оригиналов особо ценных фоно- и видеодокументов допускается только при изготовлении рабочих копий.

Для обеспечения долговременной сохранности особо ценных документов всех видов выдаче для использования подлежат только рабочие копии, изготовленные на магнитной ленте шириной 6,25 мм (фонодокументы) и 25,4 мм (видеодокументы, формат "С"). При работе с фоно- и видеодокументами необходимо выполнять следующие требования:

• воспроизводящую и контрольную аппаратуру следует содержать в чистоте; с рабочих поверхностей аппаратов и магнитных головок следует ежедневно удалять пыль и грязь;
• на рабочей поверхности аппаратов не должны находиться посторонние предметы;
• работать с документами следует таким образом, чтобы не допускать появления механических повреждений и отпечатков пальцев на их поверхности;
• категорически запрещается на документах делать пометки, оставлять закладки в рулоне, делать надрезы, вырезки;
• недопустимо сматывать магнитную ленту на пол;
• зарядку лентопротяжного тракта магнитофона необходимо проводить только защитным ракордом;
• не допускается нахождение документов под прямыми солнечными лучами, вблизи источников электромагнитных полей (электромоторов, трансформаторов, кабелей) и вблизи нагревательных и отопительных приборов;
• после окончания работы аппаратура следует закрывать крышками и чехлами.

После выдачи для использования документы следует подвергать контролю технического состояния, а при необходимости - реставрации. Во избежание механических повреждений документов после транспортирования при низкой температуре окружающего воздуха, для предотвращения конденсации влаги на документах, вызываемой разностью температур, перед контролем технического состояния и использованием документы в упаковке следует выдерживать при температуре 15-25оС и относительной влажности 45-65% не менее: 2 ч - грампластинки и граморигиналы; 4 ч - фонодокументы на магнитной ленте; 24 ч - видеодокументы и оригиналы перезаписи к кинофильмам. При обработке, хранении, использовании и транспортировании фоно- и видеодокументов следует соблюдать правила работы с горючими и легковоспламеняющимися веществами.

При хранении, транспортировании и использовании документов должна быть исключена возможность их перемещения внутри упаковки, ударов и вибраций, проникания влаги, вредных газов, пыли и солнечных лучей, а также образования конденсационной влаги внутри упаковки. При работе с фоно- и видеодокументами следует соблюдать осторожность с целью исключения их повреждения и загрязнения. Аппаратура, на которой проводят работу с документами, должна быть исправна и иметь защиту от поражения персонала электрическим током. Транспортирование фоно- и видеодокументов на магнитной ленте следует проводить с соблюдением мер предосторожности, препятствующих размагничиванию записи. Запрещается перевозить документы на электрокарах и в непосредственной близости от источников сильных магнитных полей. Окончательная редакция проекта стандарта была согласована с пятью организациями-членами ПК 5 ТК 191 Госстандарта РФ "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело": ВИНИТИ, ВИМИ, НПО "КП", РГБ, ВНИИКИ. После этого стандарт был согласован с комитетами по стандартизации стран СНГ и утвержден Межгосударственной комиссией по стандартизации 26 апреля 1995 г. в г.Минске. Стандарт введен в действие с 1 июля 1996 г.

Литература

1. Устинов В.А. Обеспечение физико-химической сохранности фонодокументов. - М., Росархив, 1995. - 198 с.

2. Устинов В.А. Обеспечение физико-химической сохранности видеофонодокументов.- М., Главархив СССР, 1989. - 128 с.

3. Устинов В.А., Столяров И.В. Сохранность фонодокументов на различных носителях//Советские архивы. - 1980. - N 6. - с. 50-57.

4. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. М., Главархив СССР. - 1989.

5. Устинов В.А. Очистка магнитных лент для видеозаписи//Техника кино и телевидения. 1975. - N 6. - с. 47-48.

6. Устинов В.А., Тихонов С.А. Как повысить стабильность намотки рулонов магнитных лент//Отечественные архивы. - 1994.- N 6. - с. 98-100.

7. Устинов В.А., Столяров И.В. Сравнительная характеристика сохранности фонодокументов на различных носителях//В сб.: Проблемы физико-химической сохранности, организации отбора, хранения и поиска архивных документов. - М.: Главархив СССР. НИЦТД СССР. - 1983, ч.2. - с. 11-20.