Порядок использования архивных документов в читальном зале Российского государственного архива научно-технической документации

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальном зале РГАНТД (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства культуры от 03.06.2013 № 635 (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный № 30386) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале архива.

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале РГАНТД.

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам РГАНТД и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивом на основании Прейскуранта работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральным казенным учреждением «Российский государственный архив научно-технической документации» на платной основе.
 

II. Порядок допуска пользователя в читальный зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки, цель исследования. Письмо подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

2.2. Пользователь заполняет анкету установленного образца (Приложение к настоящему Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива или уполномоченным им лицом (далее – руководство архива) на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.

Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

2.4. Проход по пропускам для работы в читальном зале осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.
 

III. Права и обязанности пользователя

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам; печатными изданиями и другими материалами справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

• до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов учреждений и организаций (либо не более одного дела объемом свыше 1500 листов) или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения (либо не более одного дела объемом свыше 500 листов);

• до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.

3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников, переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива, делать записи в Книге отзывов и предложений пользователей читального зала РГАНТД.

3.1.16. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, копию кинофильма, содержащего фрагменты кино-, фономатериалов РГАНТД, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в «Журнале регистрации посещений пользователями читального зала».

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/ или сумке размером не более 200 x 300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.

3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы справочно-информационного фонда архива.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.14. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листа – для НТД, единицы учета и хранения – для аудиовизуальных документов).

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
 

IV. Порядок выдачи дел, документов, аудиовизуальных документов, электронных образов документов, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Выдача дел, документов, аудиовизуальных документов, электронных образов документов фонда пользования производится на основании заполненного пользователем требования на бланке установленного образца. Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке требования за каждую единицу предоставленного материала.

4.2. Описи дел, печатные издания и другие материалы выдаются пользователю в день их заказа.

4.3. Дела, документы и копии фонда пользования выдаются пользователю не позднее, чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа, в объемах и на сроки, установленные в п. 3.1.5.

4.4. В случае непосещения читального зала пользователям в течение срока, на который выданы дела, и отсутствии сообщений от пользователя о продлении срока их нахождения в читальном зале, подобранные материалы возвращаются в хранилища.

4.5. В течение всего периода работы пользователя с документами, они находятся в шкафах читального зала, оборудованного камерами видеонаблюдения.

4.6. По окончании работы с делами, пользователь сдает их с полистной проверкой работнику читального зала.

4.7. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.7.1. Выносить дела и документы из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.7.2. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.7.3. Вносить изменения в тексты документов, делать на документах
и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

4.8. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в
случаях:

• их неудовлетворительного физического состояния;

• ограничений на использование документов, установленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации или сдатчиком при передаче на постоянное хранение;

• необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

• выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям; экспонирования на выставке;

• выдачи их другому пользователю.

В случае отказа и отсрочки выдачи дел пользователю сообщается информация о причинах отказа и/или о сроках в течение которых дела могут быть выданы.
 

V. Порядок копирования и выдачи копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователя

5.1. Копии архивных документов изготавливаются по заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов. Качество изготовленных копий зависит от физического состояния оригинала. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на бланке установленного образца и передаются сотрудникам читального зала.

5.3. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных, научно-технических документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.4. Копирование уникальных и особо ценных дел, а также документов, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае при условии оплаты работы по подшивке, переплету и реставрации.

5.5. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователя. Копирование техническими средствами пользователя, в том числе фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архива, в отдельном помещении архива и под контролем специально назначенного сотрудника архива. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователя, архив не несет.

5.6. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам по Акту сдачи-приемки работ, высылаются почтой после подтверждения факта оплаты пользователем произведенных работ.

5.7. Вынос копий документов из архива оформляется специальным разрешением.
 

VI. Режим работы читального зала РГАНТД

6.1. Читальный зал работает:

Понедельник, четверг – с 10.00 до 17.00;

вторник среда – с 9.30 до 17.00; 

пятница – с 10.00 до 16.00.

Выходные дни: суббота и воскресенье.

Санитарный день – первый рабочий день каждого месяца.

6.2. С информацией о режиме работы читального зала можно ознакомиться на сайте РГАНТД: rgantd.ru [3].