Положение о Справочно-информационном центре федеральных государственных архивов

Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов (далее – Центр) создан на основании решения коллегии Федерального архивного агентства от 19 сентября 2012 г.

Центр является структурным подразделением Российского государственного архива научно-технической документации (далее – РГАНТД) и в своей деятельности подчиняется непосредственно директору РГАНТД.

Центр в своем составе имеет группу приема, обработки и регистрации запросов пользователей, группу телефонного обслуживания пользователей и группу технической поддержки.

Центр в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, приказами Росархива, приказами РГАНТД, а также настоящим Положением.

Центр осуществляет свою деятельность непосредственно и во взаимодействии с федеральными государственными архивами.
 

II. Полномочия

Центр осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:

6.1. организует:

6.1.1. предоставление услуги по информационному обеспечению заявителей, в том числе сведениями о местах хранения документов, необходимых для исполнения их запросов;

6.1.2. исполнение запросов, поступающих из учреждений и организаций, от физических лиц по различным каналам связи, в том числе через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», Сетевой справочный телефонный узел Администрации Президента Российской Федерации (далее – ССТУ);

6.1.3. формирование и обеспечение актуализации Справочно-информационной базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу в государственных и ведомственных архивах, необходимой для информационного обеспечения заявителей;

6.1.4. внедрение в практику работы принципа «одного окна» при предоставлении услуги;

6.2. осуществляет:

6.2.1. прием и консультирование заявителей о местах хранения документов в федеральных государственных архивах;

6.2.2. прием, обработку, регистрацию и направление запросов заявителей в федеральные государственные архивы по месту хранения интересующих заявителей документов в целях получения ими необходимых справок;

6.2.3. исполнение запросов заявителей непрофильного для федеральных государственных архивов характера, готовит и выдает заявителям мотивированные отказы в приеме документов;

6.2.4. взаимодействие с учреждениями и организациями по различным каналам связи, в том числе через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», ССТУ по вопросам организации исполнения запросов заявителей;

6.2.5. консультирование заявителей, обращающихся в Центр с запросами, информирует их об адресах федеральных государственных архивов, времени их работы, контактных телефонах, электронных адресах, условиях оказания услуги;

6.2.6. перевод в реальном режиме времени поступивших по телефону обращений граждан в федеральные государственные архивы - ответственным должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов;

6.2.7. выдачу заявителям рекомендаций о возможных путях поиска интересующих их документов;

6.2.8. регистрацию и учет запросов через Автоматизированную систему регистрации, учета и контроля за исполнением запросов социально-правового характера, поступающих в Центр и в федеральные государственные архивы, расположенные в г. Москве (далее – АС «Запросы»);

6.2.9. информирование заявителей о приеме запросов к исполнению и направлении запросов по принадлежности в федеральные государственные архивы, по месту хранения запрашиваемых документов;

6.2.10. участие в оказании услуг в электронном виде через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

6.2.11. соблюдение сроков предоставления услуги, оказываемой Центром и информирование руководства РГАНТД и Росархива о своевременности оказания услуги Центром и состоянии сроков исполнения запросов федеральными государственными архивами;

6.2.12. снятие с контроля исполненных Центром запросов в АС «Запросы» и организацию отправки подготовленных ответов почтой России.

6.3. Обеспечивает исполнение приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и планов работы РГАНТД, поручений его руководства по профильным вопросам.

6.4. Представляет в Росархив на регулярной основе информацию о деятельности Центра по приему заявителей и исполнению запросов.

6.5. Ведет отчет о проделанной работе по результатам деятельности Центра.

6.6. Готовит предложения по оптимизации информационного обслуживания заявителей для предоставления руководству РГАНТД и Росархива.

6.7. Разрабатывает перспективные и текущие планы работы, обеспечивает их своевременное и качественное выполнение.

6.8. Осуществляет взаимодействие с Росархивом и федеральными государственными архивами по вопросам, входящим в компетенцию Центра.

6.9. Готовит аналитические материалы и предложения для Росархива по совершенствованию работы Центра и исполнению запросов федеральными государственными архивами.

6.10. Предоставляет информацию о деятельности Центра для размещения на сайте Росархива, обеспечивает наглядное информирование заявителей по предоставлению услуги в помещении Центра.

6.11. Вносит на рассмотрение дирекции РГАНТД вопросы по обеспечению деятельности Центра.

6.12. Организует профессиональную подготовку работников Центра, их переподготовку, повышение квалификации и стажировку.

6.13. Обеспечивает правильную эксплуатацию помещений и оборудования Центра, соблюдение правил пожарной безопасности.

Центр в целях реализации полномочий в установленной сфере деятельности имеет право:

7.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от Росархива, других федеральных государственных архивов необходимые для работы нормативно-методические документы, справочно-информационные материалы и пособия.

7.2. Осуществлять в установленном порядке взаимодействие с федеральными государственными архивами по вопросам состава и содержания хранящихся в них документов, возможных мест хранения интересующей заявителей информации.

7.3. Использовать в своей работе сведения из информационных ресурсов федеральных государственных архивов.

7.4. Привлекать в установленном порядке квалифицированных специалистов федеральных государственных архивов в качестве консультантов, получать от них разъяснения и консультации по вопросам информационного обслуживания заявителей.

7.5. Инициировать проведение совещаний руководителей и специалистов федеральных государственных архивов и сторонних организаций для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию Центра.

7.6. Посещать совещания, конференции и семинары с целью обмена опытом по документационному обслуживанию заявителей.

7.7. Вносить на рассмотрение руководства РГАНТД предложения по профильным Центру направлениям, изменению и совершенствованию его работы.

7.8. Участвовать в работе дирекции и других совещательных органов РГАНТД.

7.9. Вносить предложения руководству РГАНТД по вопросам материально-технического обеспечения деятельности Центра и кадровым вопросам.

7.10. В установленном порядке пользоваться закрепленным за Центром имуществом и оборудованием.
 

III. Организация деятельности

Центр возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора РГАНТД по согласованию с Росархивом.

Руководитель Центра несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Центр функций.

Руководитель Центра имеет заместителя, главных и ведущих специалистов,  назначаемых на должность и освобождаемых от должности  приказами директора РГАНТД по представлению руководителя Центра или по согласованию с ним.

Руководитель Центра:

9.1. распределяет обязанности между работниками Центра;

9.2. организует работу Центра, соблюдение правил внутреннего распорядка, производственной и трудовой дисциплины;

9.3. представляет в Росархив и директору РГАНТД ежегодный план работы и показатели деятельности Центра, а также отчет о его деятельности;

9.4. ходатайствует перед директором РГАНТД о поощрении в установленном порядке особо отличившихся работников Центра.

Центр имеет печать со своим наименованием, штамп и бланк установленного образца.

Финансирование расходов на содержание Центра осуществляется за счет средств РГАНТД.