Г.А. Медведева. Москва, РГАНТД, 2000 г.
Основной задачей архивов (наряду с выполняемой ими функцией по обеспечению сохранности документов, процесс старения которых неизбежен и необратим) должно стать сохранение в неизменном виде информации, заключенной в документах.
Анализ зарубежного и еще небольшого отечественного опыта показал, что основными направлениями применения технологии оцифрования в архивном деле являются следующие:
- создание страхового фонда особо ценных и уникальных документов;
- создание фонда пользования с применением факсимильных баз данных;
- хранение на оптических дисках больших объемов документов, принимаемых на хранение в машиночитаемой форме;
- цифровая реставрация угасающих и слабоконтрастных текстов и хранение их на цифровых носителях информации;
- цифровая реставрация и хранение на ОД или МЛ аудиовизуальных документов;
- применение технологии мультимедиа на CD-ROM дисках при использовании архивных документов;
- передача факсимильных копий архивных документов по компьютерным каналам связи.
Проведенный анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, в частности, что в области информационных технологий все более отчетливо просматривается перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, хранения и поиска информации (текстовой, изобразительной, аудиовизуальной, телеметрической и т.п.).
Технология оцифрования архивных документов и хранения их на оптических дисках является в настоящее время одной из наиболее прогрессивных и перспективных в плане обеспечения сохранности и доступа к архивным документам.
Оцифрование архивных документов дает возможность в недалекой перспективе качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить работы их с НСА и работу с архивными документами. Получающими все большее распространение в архивах автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно тут же просмотреть на экране и получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен и при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.
По мере внедрения автоматизированных технологий, информационного наполнения баз данных, развития распределенных компьютерных сетей как внутри страны так и международных принципиально по новому с использованием оптических дисков решается проблема доступа к архивным документам, предоставления их копий, обмена копиями между различными архивными учреждениями. Транспортировка копий страхового фонда в специализированные хранилища и передача их в архив в случае утраты оригинала также может осуществляется в сетевом режиме.
Тенденции к использованию методов оцифрования в архивном деле получают подкрепление в ряде объективных факторов, общих для современного уровня технологического развития, и субъективных, специфичных для ситуации в стране. Совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной техники и носителей, развитие программного обеспечения, развертывание компьютерных сетей соседствует с повышением стоимости материалов для создания страхового фонда и фонда пользования традиционными методами.
Использование ОД открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить несоединимые ранее виды документов - текстовые, графические, фото, фоно, видеодокументы.