Г.А. Медведева. «Круглый стол» - РОИА.
В своей работе по использованию документов, и в частности при исполнении тематических запросов и запросов социально-правового характера, при осуществлении контроля за физико-химическим состоянием документов архив широко применяет автоматизированные технологии и автоматизированные системы.
РГАНТД хранит документы научно-технических организаций, средств массовой информации, документы из личных архивов на различных носителях информации. Это документы как на бумажной основе по практически всем отраслям промышленности, включая оборонную и космическую отрасли (научно-исследовательская, конструкторская, проектная, технологическая, управленческая документация и документы по личному составу), а также аудиовизуальные документы всех видов: кинофотофоновидеодокументы. Широкий видовой и тематический состав документального массива
РГАНТД накладывает свои особенности на структуру, поступающих в архив запросов, и соответственно на использование автоматизированных поисковых средств при подготовке ответов на эти запросы.
На первом месте по частоте поступления и трудоемкости исполнения стоят социально-правовые запросы.
При исполнении социально-правовых запросов на первом этапе для определения названия фонда и выявления описей, в которых есть дела по личному составу, используется АС "Архивный фонд". На втором этапе поиск запрашиваемых документов производится по БД, разработанной в РГАНТД специально для подготовки ответов на запросы социально-правового характера. Цель данной разработки - ускорить и упростить работу по подготовке ответов по этим запросам. В БД "Социальные запросы" введены следующие сведения: современное наименование организации и ее адрес; все переименования и даты существования со ссылкой на соответствующий юридический документ (приказ, постановление вышестоящей организации); номер фонда (с указанием места хранения - Москва, Самара, ведомственный архив организации); номер описи; номер дела (с указанием вида хранящейся документации - личные дела, лицевые счета карточки уволенных и т.д.). Поиск может осуществляться по любому заданному параметру.
Такой набор необходимых сведений, на наш взгляд, является оптимальным: расширять ввод информации до конкретного лица в РГАНТД признано нецелесообразным, так как эти запросы носят разовый характер.
В РГАНТД в общем объеме сложных тематических запросов преобладают запросы по таким информационно емким видам документов, как фоно-, фото, кинодокументы а также конструкторской и научной документации. Исполнение тематических запросов проводится с использованием автоматизированной системы НСА архива, которая включает в себя, как основное звено, АИПС на видовые (НТД, кино-,фото,фоно и т.д.) и тематические ("История освоения космоса", "История медицины", "Промышленность" и др.) комплексы документов.
РГАНТД в своей архивной практике применяет автоматизированные архивные технологии, в том числе при создании автоматизированного научно-справочного аппарата, с 1980 года.
В настоящее время суммарная база данных автоматизированного НСА по документам РГАНТД составляет более 250 тыс. описаний документов, информационно-поисковый тезаурус содержит более 10 тыс. терминов. Фонды РГАНТД ежегодно пополняются - в среднем на 15 тыс. ед. хр., все изменения в составе архивных фондов последовательно отражаются в информационной базе системы НСА.
АИПС предоставляет информацию на уровне единицы хранения или ее части, а обобщенные сведения (на уровне описаний фонда и описи) предоставляет АС "Архивный фонд".
Пользователями АИПС являются как внешние потребители информации (организации, учреждения, частные лица), так и сотрудники архива - при подготовке экспозиций к выставкам, юбилейным датам; публикации документов; выявлении особо ценных документов и т.д.).
Неоднородность состава документов архивных фондов РГАНТД, требующих различного подхода к организации хранения и учета письменных (по архивным фондам) и аудиовизуальных (в порядке поступления) документов, и соответственно описания этих документов, выдвигает единые требования по унификации описания при вводе в автоматизированную систему НСА.
При описании применяется дифференцированный подход и различные методы описания в зависимости от целей использования, ценности, информационной емкости и вида документа. Так, за единицу описания НТД и управленческой документации принимается дело или группа дел; личных фондов - документ или группа документов; аудиовизуальных документов единицей описания является единица учета (или ее часть) - для кино-, видео-документов и единица хранения - для фоно-, фотодокументов.
В РГАНТД на государственном хранении находится 214 тыс. документов на бумажной основе и около 130 тыс. ед. хранения аудиовизуальных документов, т.е. документов на пленочных носителях - это кинофотофоно и видеодокументы.
Носитель информации документов на бумажной основе - целлюлозная бумага. Документы выполнены на писчей бумаге, кальке, картоне, синьке, пергамине, диазокальке. Основная масса документов на бумажных носителях находится в удовлетворительном состоянии, но требует регулярного контроля технического состояния.
Носитель информации аудиовизуальных документов представляет собой многокомпонентные многослойные полимерные пленочные системы, поведение которых в процессе хранения зависит от свойств составляющих слоев. Старение документов на пленочных носителях определяется как необратимое изменение важнейших эксплуатационных характеристик: физико-механических и электроакустических свойств, приводящее в итоге к ухудшению качества хранящейся и воспроизводимой информации.
Фотодокументы. На хранении в РГАНТД находится около 100 тыс. ед.хр. Документы представлены негативами, диапозитивам, позитивами размерами от 0 до 7 (от 2,5 см х 3,5 см х 40 см.) В основном фотодокументы представлены на пленках СВЕМА, КОДАК и также на стекле.
Фонодокументы. На хранении - более 8 тыс. ед.хр. Документы представляют собой записи на магнитной ленте, в основном типа ORWO, BASF; марок А46-15-6Р, А46-20-6Р, А2601-6, типов 2, 6,10 и др. шириной 6,25 мм в рулонах.
Видеодокументы. На хранении около 600 ед.хр. Способ записи - наклонно-строчный. Запись осуществлена на кассетах в форматах "Betacam", "Sоny V12-60A", "Sony V-31", "Panasonic NV-P71", "U-matic" "Super-VHS", "VHS" и др. - ширина магнитной ленты 6,2 мм; 12,7 мм; 25,4 мм.
Кинодокументы. На хранении - более 7 тыс. ед.хр. Документы изготовлены на пленках шириной 35 мм, 16 мм, и 70мм. как отечественного (пленки Свема, Тасма) так и зарубежного производства (пленки Orwo, Fastman, Agfa).
Наибольшее влияние на характер и скорость старения документов оказывают климатические воздействия, которые являются постоянно действующими факторами при архивном хранении. В связи с этим обеспечение физико-химической сохранности документов как на бумажной основе, так и на пленочных носителях при длительном архивном хранении приобретает актуальное значение.
Учет и контроль дефектов, возникающих при хранении, и особенно использовании этих документов, осуществляется как визуально, так и с помощью специальных методик и аппаратуры. Результаты проверок контроля фиксируются в актах и книгах учета технического состояния документов. Данные, вынесенные в акты и книги, являются основой для информационного обеспечения АИС "Сохранность" по контролю физико-химического состояния документов, разработка и параллельное внедрение которой ведется сейчас в архиве. АИС "Сохранность" разработана в среде СУБД Access 2000. Сведения о документах, отраженные в актах и книгах технического состояния, формализованным образом описанные, вводятся в АИС: в среднем на каждую единицу хранения вводится до 30 реквизитов, характеризующих как состояние носителя информации, так и сохранность самой информации, вводятся также служебные и поисковые данные (номера единиц учета, единиц хранения, даты проверок, даты проведения обработок документов и др.). Мы подсчитали, что при хранении 350 тыс. ед. хранения документов количество контролируемых характеристик по этим документам составит более одного млн. сведений. Очевидно, что эффективно анализировать такое количество сведений без использования электронной техники невозможно.
Для фотодокументов за единицу описания принимается единица хранения: негатив, дубль-негатив или каждый негатив одной панорамной съемки, слайд, позитив (на правах оригинала).
Для фонодокументов единицей описания является рулон с магнитной лентой, грампластинка и CD-диск.
Для кинодокументов единицей описания является каждая единица хранения учетной единицы - негатив изображения, негатив фонограммы перезаписи, позитив, промежуточный позитив, фонограмма магнитная, магнитная фонограмма музыки и шумов, позитивная копия и другие составляющие комплекта.
Для видеофонограммы единицей описания является единица хранения - кассета.
Для документов на бумажных носителях за единицу описания принимается единица хранения (дело).
Элементы описания, характеризующие признак "состояние носителя" документа, вводятся в автоматизированную систему для получения информации о физико-химическом состоянии носителя, подготовки справочных материалов контрольно-статистического характера с целью планирования работы по реставрации документов, копированию, перезаписи на новый носитель и других работ по обеспечению долговременной сохранности документов.
В РГАНТД выявлены и сформулированы наиболее характерные дефекты, присущие каждому виду документов, находящихся на государственном хранении. Перечень дефектов, сгруппированных по видам, вынесен на предмашинный формат - рабочий лист Системы.
С целью повышения качества информационного обслуживания потребителей архивной информации и одновременно с целью обеспечения сохранности аудиовизуальных документов РГАНТД целенаправленно ведет работу по созданию полнотекстовых баз данных на фото, фоно и кинодокументы.
В РГАНТД уже давно решается вопрос о целесообразности преобразования документной информации методом оцифрования в другую форму, которая в большей мере удовлетворяла бы требованиям пользователей, интересующихся в первую очередь содержанием документов, и при этом архивисту не требовалось бы обращаться к оригиналу документа. В архиве функционируют автоматизированные архивные технологии, которые обеспечивают создание фонда рабочих и страховых копий на особо ценные фото и фонодокументы методом оцифрования и записи на оптический носитель. В экспериментальном порядке проходит апробацию технология по оцифрованию кинодокументов. Этому перспективному направлению своей деятельности архив уделяет большое внимание: электронные каталоги кино- и фотодокументов установлены на Сайте РГАНТД. Оптические диски с записями особо ценных фотодокументов и фонограмм предоставлены для использования в Читальный зал РГАНТД.
Практика работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о том, что действующие в архиве основные подходы при применении современных архивных технологий для решения задач оптимизации использования архивных документов обеспечивают быстрый и эффективный доступ пользователей к документной информации архива.